Het belang van een goed computersysteem op kantoor

Het woord kantoorartikelen roept doorgaans beelden op van pennen, notitieblokjes, paperclips, printers en andere zichtbare attributen voor op een kantoor. Maar omdat tegenwoordig op vrijwel alle kantoren met computers gewerkt wordt en digitale dossiers bijhouden worden, is een intern computersysteem niet meer weg te denken uit kantoren. Met name als het om een groot kantoor gaat waar een groot aantal medewerkers een specifieke administratie dienen bij te houden, is het wenselijk om over een op maat gemaakt computersysteem te beschikken.

Gereedschap voor klantvriendelijkheid

Bedrijven besteden over het algemeen veel aandacht aan klantvriendelijkheid. Voortdurend worden er trainingen gegeven om ervoor te zorgen dat het personeel klantvriendelijk en klantgericht zal handelen. Daarbij worden praktische zaken, zoals de bereikbaarheid en de procedures van het bedrijf, vaak aangepast aan het gemak van de klant. Voor het personeel dat klanten te woord moet staan is een CRM-systeem van bijvoorbeeld Lime technologies goed ondersteunend gereedschap waarmee klantvriendelijkheid in de praktijk kan worden gebracht. Een goed functionerend digitaal systeem waarin alle gegevens van een klant centraal opgeslagen zijn zorgt ervoor dat de betreffende klant gemakkelijker geholpen kan worden. Op deze manier kan voorkomen worden dat een klant onnodig lang aan de telefoon moet wachten of dat er eerst een papieren dossier doorgelezen moet worden.

Werkplezier en productiviteit van het kantoorpersoneel

Wanneer er op een kantoor een CRM-systeem geïntroduceerd wordt zal het personeel ingewerkt moeten worden. Op het moment dat de medewerkers handig gebruik kunnen maken van dit systeem, zal dit ongetwijfeld hun werkplezier en de productiviteit verhogen. Omdat alles digitaal is opgeslagen op een uiterst overzichtelijke manier, zal er immers veel minder tijd doorgebracht worden met het zoeken naar gegevens.

Indien het systeem goed is aangepast aan de doelgroep zal de kantoormedewerker niet door overbodige gegevens heen hoeven worstelen: hij of zij kan direct naar het scherm gaan waar de informatie te vinden is die op dat moment nodig is. Als de communicatie met de klant vlot verloopt en het gesprek afgesloten wordt tot tevredenheid van de klant, verhoogt dit uiteraard het werkplezier van de kantoormedewerker. Daarnaast zorgt een goed digitaal systeem ervoor dat het bureau van de medewerker overzichtelijk blijft. Omdat alle benodigde informatie in de computer te vinden is, worden er minder prints uitgedraaid die op het bureau blijven liggen. Een overzichtelijk bureau voorkomt chaos en hectiek en dit komt de productiviteit ten goede.